For medarbejdere

Her kan du læse mere coronavirus, og hvordan du bør forholde dig som ansat på UCL. Spørgsmål og svar finder du nederst på siden.

Generelle spørgsmål om coronavirusen i forhold til UCL kan stilles via corona@ucl.dk. Helbredsmæssige spørgsmål skal altid rettes til egen læge.

Vigtig information

Kære alle

Alle UCL’s campusser lukker fra og med fredag 13. marts kl. 12. Medarbejdere er hjemsendt med løn, og det er forventningen, at man i den kommende tid arbejder hjemmefra i det omfang, det kan lade sig gøre. Der kan dog være behov for, at medarbejdere i visse kritiske funktioner stadig møder ind i den kommende tid. Det aftales individuelt i den enkelte afdeling. 

Afdelingsmøder og lignende gennemføres online eller pr. telefon efter aftale med nærmeste leder. Alle planlagte kvalitetskonferencer aflyses. Hvornår og hvordan de gennemføres vil Kvalitet og Analyse give besked om.

Der er åbent for IT-support på telefon 6318 4444 eller 4444@ucl.dk kl. 7.45–15.30. Der er akut teknisk support kl. 19.00–20.00 mandag til torsdag og kl. 14.00–15.00 i weekenden.

Det vil være muligt i yderste nødstilfælde at få hjælp af en it-supporter på NBA og VES, efter nærmere aftale.

Du kan måske finde svar på It-problemer på UCL Guides.

Vi vil i videst muligt omfang forsøge at gennemføre studieaktiviteter i de teoretiske fag i den kommende periode. De konkrete indsatser aftales nærmere i de enkelte uddannelser. Det betyder, at du ikke skal aflyse planlagte studieaktiviteter i ItsLearning, men i stedet tilbyde alternative studieaktiviteter.

Se guiden til fjernundervisning

De studerende forventes at deltage i alle de studieaktiviteter, der tilbydes i den kommende periode.

Venlig hilsen
Direktionen

Information

Hjemsendt og arbejdstid

Hvad betyder det at være hjemsendt?

Er du hjemsendt, skal du som udgangspunkt udføre dit arbejde hjemmefra uden fysik kontakt til kolleger, studerende eller samarbejdspartnere. Du har ikke fri men skal i det omfang, det er muligt, udføre dit arbejde hjemmefra og stå til rådighed for UCL.

Er du i tvivl om, hvilke arbejdsopgaver du kan og/eller skal løse hjemmefra, skal du kontakte din leder for en afklaring.

Hvor tilgængelig skal jeg være, når jeg er hjemsendt?

Som udgangspunkt skal du være ”på arbejde” derhjemme i samme tidsrum, som du plejer at være på arbejde. Forventningen er, at du er tilgængelig på mail og telefon og vender tilbage på telefonopkald eller andre henvendelser dagligt.

Har du private aftaler, eller er du ikke tilgængelig i længere perioder, skal det som hidtil fremgå af din kalender i Outlook.

Hvordan forholder jeg mig, hvis jeg ikke har pasning til mit barn?

UCL er opmærksom på, at det på grund af smitterisiko kan være både vanskeligt og uhensigtsmæssigt at skulle finde alternative pasningsmuligheder.

Udgangspunktet er imidlertid, at du skal udføre dit arbejde hjemmefra.

Du skal have mulighed for at passe dine børn, og UCL er indstillet på stor fleksibilitet for at få hjemmesituationen til at gå op – det er en del af vores fælles samfundsopgave lige nu.

Samtidig forventes også fleksibilitet den anden vej, således at man eksempelvis arbejder på andre tidspunkter af døgnet.

Hvordan skal medarbejdere registrere arbejdstid under hjemsendelse?

Medarbejder- og Kompetencestyrelsen har meldt følgende ud: ”Medarbejderen skal registrere den faktisk præsterede arbejdstid på normal vis. Hvis medarbejderen helt eller delvist ikke kan præstere det antal timer, medarbejderen skulle have arbejdet den pågældende dag, godskrives differencen” - dette er kun gældende i perioden 13. marts til 27. marts. 

Fra 30. marts gælder det, at medarbejderen skal registrere den faktisk præsterede arbejdstid pr. arbejdsdag.

Forlænges adjunktperioden pga. hjemsendelse?

Ja, Styrelsen for institutioner og Uddannelsesstøtte har besluttet, at adjunkter får forlænget adjunktperioden svarende til den tid, hvor adjunkten har været hjemsendt som følge af COVID-19.

Reglerne i Stillingsstrukturen og i Lektorbekendtgørelsen fastlægger, at adjunkten skal indgive anmodning om lektorbedømmelse senest 6 måneder før ansættelsen som adjunkt udløber i følge ansættelseskontrakten. Der kan kun dispenseres fra denne regel ved sygdom eller barsel, og det er ansættelsesinstitutionen, der træffer afgørelse.

Men nu er der givet en generel forlængelse af Styrelsen. HR foretager ændringer i alle adjunkters adjunktplaner, når den endelige periode for hjemsendelse kendes. Adjunktplanen udgør et fast tillæg til adjunktens ansættelsesaftale. Adjunkter eller ledere skal derfor ikke gøre noget.

Ændringerne vil fremgå at adjunktplanerne som en bemærkning og en ændret dato for indlevering.

Forlænges min elevtid pga. hjemsendelse?

Elever, der er ansat i UCL som led i deres erhvervsuddannelse, vil være berettiget til løn i hjemsendelsesperioden på lige fod med UCLs øvrige ansatte. De vil således også være forpligtet til i videst mulige omfang at arbejde hjemmefra.

Det er endnu uvist, om elevperioden kan/skal forlænges. Dette er et forhold, der i første omgang skal afklares af de elevansvarlige skoler. 

Er du ansat som elev, og er du i tvivl om dine rettigheder, skal du kontakte din leder, din elevansvarlige eller din skole for en nærmere drøftelse heraf.

Må jeg fortsætte med at have bibeskæftigelse, når jeg er hjemsendt?

Du kan fortsat have bibeskæftigelse i samme omfang, som du havde før hjemsendelsen, idet du dog opfordres til at udvise ansvarlighed i forhold til smitterisiko ved bibeskæftigelsen. Hjemsendelsen må ikke bruges til at ”skrue op” for omfanget af bibeskæftigelse.

Medarbejdere med en sundhedsfaglig uddannelse, der bliver anmodet om at stille sig til rådighed for opgaver i sundhedsvæsenet, skal kontakte deres leder for at aftale, hvordan de skal forholde sig i denne situation.

Kan jeg blive bedt om at varetage opgaver, jeg ikke er ansat til?

Du skal som udgangspunkt lave det, som du er ansat til.

Denne særlige situation kan dog kræve, at du kan blive bedt om at løse andre opgaver (Læs mere her på www.medst.dk)

Jeg har ikke fået stillet en hjemmearbejdsplads til rådighed. Skal jeg stadig arbejde hjemmefra ?

Ja. På grund af den særlige situation forventes du at arbejde hjemmefra, selv om UCL ikke har udstyret dig med en decideret hjemmearbejdsplads.

Hvis jeg kommer til skade, mens jeg arbejder hjemme. Regnes det for en arbejdsskade?

Når du arbejder hjemme, er du i princippet dækket af UCLs lovpligtige arbejdsskadeforsikring.

Kommer du til skade, mens du arbejder hjemme, skal du følge anvisningen på Connect: Arbejdsulykke vedr. anmeldelse.

Skaden skal skyldes arbejdsforhold, som UCL har indflydelse på.

Se mere her: Arbejdsmarkedets Erhvervsforsikring

Jeg er timelønnet, får jeg løn under hjemsendelse?

Som timelønsansat ved UCL var du omfattet af samme vilkår som øvrige offentligt ansatte, og dermed løn i henhold til din ansættelseskontrakt  for allerede aftalte / planlagte opgaver.

Du skulle i lighed med øvrige medarbejdere under hjemsendelsen, i videst mulige omfang udføre arbejdsopgaver hjemmefra. Denne rettighed var gældende til og med fredag den 27. marts.

Fra og med 30. marts ydes der løn for arbejde der udføres hjemmefra under hjemsendelsen, gældende fra udløbet af det varsel du har ret til ved ændringer eller opsigelse af din ansættelsesaftale.

Timelærere kan få undervisning aflyst med min. 1 uges varsel.

Studentermedhjælpere kan få opgaver eller arbejde aflyst eller opsagt med gældende varsel afhængig af anciennitet og ugentligt timetal.

Kontakt din leder hvis du har spørgsmål om dine vilkår i nedlukningsperioden.

Sygefravær og karantæne

Hvad gør jeg, hvis jeg bliver syg eller har sygt barn?

Du skal følge den almindelige fastsætte procedure ved sygemelding, som du plejer.

Har du mulighed for det, bør du skrive i din kalender i Outlook, at du er fraværende den pågældende dag.

Syg eller i karantæne – COVID-19. Hvad skal jeg gøre?

Hvis du er blevet syg med Covid-19, skal du skrive til sygemelding@ucl.dk

I forbindelse med den ekstraordinære situation omkring Covid-19, er det vedtaget, at arbejdsgivere (UCL) kan søge om refusion fra 1. sygedag, for sygefravær fra 27.02.20.

Reglerne er gældende for ansatte, der falder ind under én af følgende kategorier:

  1. Personer, som er smittede med Covid-19.
  2. Personer, som efter en konkret lægelig vurdering, er karantæneramte pga. forhold ifm. Covid-19, og du ikke kan arbejde hjemmefra.

UCL har normalt ikke ret til at vide hvad du fejler, når du sygemeldinger dig, men i denne situation er vi nødt til at vide om det skyldes en af de to årsager. Læs mere her på https://www.datatilsynet.dk.

UCL anmoder om refusion, og du vil få en besked i din eBoks fra Mitsygefravær. Her skal du bekræfte oplysningerne, samt afgive en tro- og love erklæring om, at du enten er konstateret smittet, eller er i karantæne efter en konkret lægelig vurdering.

Vi håber du hurtigt får det bedre, og dig der er i karantæne, at du slipper ”fri”

Jeg er delvist sygemeldt, og der er lagt en plan frem mod fuld tid. Hvordan skal jeg forholde mig?

Arbejdet genoptages i det aftalte omfang, i dialog med din leder. I perioden med hjemsendelse, vil dette skulle ske hjemmefra.

Ferie, afspadsering og flex

Hvad betyder aftalen på det offentlige arbejdsmarked om afvikling af frihed for mig ?
Efter aftalen kan din leder med dags varsel pålægge dig at afvikle frihed i op til fem dage, hvis ikke du varetager arbejdsopgaver i hele eller dele af perioden fra den 30. marts - 13. april.

Det er din leder, der i sidste ende beslutter, om du skal afvikle frihed og med hvor mange dage ud fra en vurdering og prioritering af dine arbejdsopgaver og arbejdsmængde.

Vurderer din leder, at du skal afvikle frihed, skal I have en dialog om hvilken type frihed, der skal anvendes, og hvornår friheden skal afvikles.

Frihed kan være ferie, særlige feriedage, afspadsering eller fleks. Omsorgsdage og eventuelle seniordage kan også bruges efter aftale med dig.

I aftalen opfordres lederne til at overveje, om friheden med fordel kan placeres de tre dage op til påske og to sammenhængende dage i uge 14 eller 16.

Du skal selvfølgelig ikke arbejde de dage, hvor du afvikler frihed eller stå til rådighed for UCL.

Kan jeg pålægges at afvikle frihed ud over de i aftalen fastsatte 5 dage?
Din leder kan pålægge dig at afvikle frihed efter de regler, der ellers gælder for ansættelsesforholdet.

Medarbejder- og Kompetencestyrelsen opfordrer til, at varsling af afspadsering og flekstid sker under hensyntagen til den enkelte medarbejder og inden for rammerne af en god og fornuftig personalepolitik.

Varsel for afspadsering og fleks er 80 timer for OAO/TAP, og 14 dage for undervisere og AC´ ere (CO10 og AC).

Hvad sker der med allerede fastlagt frihed?
Frihed, der allerede er fastlagt til afholdelse i perioden 14.-30. april kan fastholdes eller med dags varsel og efter dialog fremrykkes til afholdelse i perioden til og med den 13. april 2020.

Hvis fremrykning af ferie og/eller særlige feriedage medfører udgifter for medarbejderen (fx afbestilling af rejse, feriebolig eller lignende), skal UCL holde medarbejderen skadesløs efter almindelige erstatningsretlige principper.

Erstatning gælder dog ikke ved varsel af afspadsering og flekstid.

Kan jeg pålægges at afvikle frihed uden løn?
Nej, du kan ikke pålægges at afvikle frihed uden løn i perioden, men hvis du har ferie til gode ved en anden arbejdsgiver, herunder ferie uden løn tilgode, vil dette dog være at sidestille med, at du afvikler frihed med løn.

Jeg har hverken ferie eller særlige feriedage til gode i indeværende ferieår eller øvrig frihed optjent?
Hvis du ikke har noget ferie eller særlige feriedage til gode til afholdelse i indeværende ferieår (som løber til og med den 30. april 2020), kan du ikke pålægges at afholde frihed.

Du kan ikke pålægges at afholde ferie for næste ferieår, som starter 1. maj 2020.

Du kan heller ikke blive pålagt at afspadsere eller afholde flex, hvis du ikke har optjent timer af den art.

Jeg har aftalt eller planlagt at overføre ferie eller særlige feriedage til næste ferieår. Er den aftale fortsat gældende?
Idet den overførte ferie er for indeværende ferieår, kan du godt blive pålagt at afholde disse feriedage som en del af den nye aftale.

Hvis du eks. har betalt et sommerhus, som du må aflyse – pga. fremrykningen, skal UCL erstatte et evt. økonomisk tab.

Det er derfor vigtigt, at du orienterer din leder om sådanne eventuelle konsekvenser af at fremrykke ferien.

Gælder aftalen for elever?
Ja, aftalen om afvikling af frihed i forbindelse med covid-19 omfatter også elever.  

Hvordan er regler for overførsel af ferie og særlige feriedage generelt  - også ved feriehindring?

Ferie:

Du skal holde 20 feriedage i et ferieår. Der kan derfor max overføres eller udbetales 5 feriedage pr. ferieår.

Har du haft en feriehindring (barsel eller sygdom), og du helt frem til 30. april 2020 har været feriehindret, vil der i disse tilfælde være mulighed for at overføre eller udbetale mere end 5 feriedage.

Særlige feriedage:

Er de 5 særlige feriedage ikke afviklet ved ferieårets udløb, kan dagene overføres til et senere ferieår eller udbetales.

I UCL er det praksis, at der kun udbetales for ikke-afholdte særlige feriedage på baggrund af en dialog mellem HR og den enkelte medarbejders leder

Læs mere på Connect: Ferie

Skal jeg holde allerede planlagt ferie trods hjemsendelsen?

Hjemsendelsen ændrer ikke på aftalt eller fastlagt ferie, særlige feriedage eller afspadsering, der derfor vil blive holdt som normalt, med mindre at din leder vil ændre datoerne jf. aftalen om afvikling af frihed.

Der er ikke mulighed for at annullere aftalt eller fastlagt ferie, særlige feriedage eller afspadsering fx på grund af, at en planlagt rejse ikke er mulig eller andre forhold, der følger af corona-situationen.

Jeg vil gerne holde ferie, flex, afspadsering eller omsorgsdage i løbet af hjemmeperioden. Kan jeg det?

Ja, du kan aftale med din leder at holde ferie, flex, afspadsering eller omsorgsdage præcis som sædvanlig.

Timelønnede

Jeg er timelønnet, får jeg løn under hjemsendelse?

Som timelønsansat ved UCL var du omfattet af samme vilkår som øvrige offentligt ansatte, og dermed løn i henhold til din ansættelseskontrakt for allerede aftalte / planlagte opgaver.

Du skulle i lighed med øvrige medarbejdere under hjemsendelsen, i videst mulige omfang udføre arbejdsopgaver hjemmefra. Denne rettighed var gældende til og med fredag den 27. marts.

Fra og med 30. marts ydes der løn for arbejde der udføres hjemmefra under hjemsendelsen, gældende fra udløbet af det varsel du har ret til ved ændringer eller opsigelse af din ansættelsesaftale.

Timelærere kan få undervisning aflyst med min. 1 uges varsel.

Studentermedhjælpere kan få opgaver eller arbejde aflyst eller opsagt med gældende varsel afhængig af anciennitet og ugentligt timetal.

Kontakt din leder hvis du har spørgsmål om dine vilkår i nedlukningsperioden.

Undervisning

Vi vil i videst muligt omfang forsøge at gennemføre alternative studieaktiviteter i de teoretiske fag i den kommende periode. De konkrete indsatser aftales nærmere i de enkelte uddannelser. Det betyder, at du ikke skal aflyse planlagte studieaktiviteter i ItsLearning, men i stedet tilbyde alternative studieaktiviteter.

De studerende forventes at deltage i alle de studieaktiviteter, der tilbydes i den kommende periode.

Vores holdning er pt., at vi ikke leverer erstatningsundervisning for teoriundervisning til de hjemsendte studerende. I øvelsesfag og laboratorieundervisning, så forholder den enkelte uddannelse sig til, hvordan det håndteres.

Se guide til værktøjer til at gennemføre online undervisning.

Nødberedskab

Region Syddanmarks nødberedskab

Vi har tidligere skrevet, at det kan komme på tale, at sundhedsvæsenet vil inddrage fagpersoner indenfor et sundhedsfagligt område i et muligt coronaberedskab.

Se Region Syddanmarks jobbank på https://www.regionsyddanmark.dk/wm520789

Vilkår for medarbejdere, der deltager i Corona-beredskabet (Sektorfælles linje)

Som et led i corona-beredskabet i regioner og kommuner er der behov for ekstra sundhedsfaglig og pædagogisk arbejdskraft. Alle med en sundhedsfaglig eller pædagogisk baggrund opfordres derfor til at overveje, om de kan hjælpe til på hospitaler, plejehjem, sociale tilbud m.v. i denne ganske særlige situation.

Hvis du som medarbejder i UCL har en relevant baggrund og ønsker at tilmelde sig beredskabet, er vi positiv over for dette. 

Hvis du melder dig til at deltage i beredskabet, skal du give besked til sin nærmeste leder, således at det sikres, at det forinden er aftalt, hvordan dine normale arbejdsopgaver løses.

Bliver du ansat i en region eller i en kommune til at deltage i beredskabet, vil du blive bevilget tjenestefri uden løn, men med opretholdelse af såvel løn- og ansættelsesanciennitet. I praksis betyder det, at du skal registrere den tid, hvor du udfører dit normale arbejde, som du plejer. Derudover skal du registrere den tid, du arbejder for sundhedsvæsnet som tjenestefrihed uden løn.

Læs herunder mere om, hvordan du skal forholde dig, hvis du ønsker at indgå i Corona-beredskabet.

Skal jeg orientere UCL om, at jeg har meldt mig som frivillig?

Hvis du melder dig som frivillig, skal du give besked til din leder. Sammen skal I sikre, at varetagelsen af den frivillige opgave ikke kommer i konflikt med varetagelsen af dine arbejdsopgaver ved UCL.

Får jeg løn fra UCL i den periode, hvor jeg arbejder frivilligt?

Udgangspunktet er, at du får løn for det arbejde, du udfører for UCL. Bliver du ansat i beredskabet, vil du blive bevilget helt eller delvist tjenestefri uden løn fra UCL hertil; men din løn- og ansættelsesanciennitet opretholdes. 

I praksis betyder det, at du skal registrere den præsterede tid. Derudover skal du registrere den tid - du arbejder for ”myndighederne” som tjenestefrihed uden løn. Hvis du arbejder i weekender eller i din fritid, skal du ikke registrere tjenestefri uden løn i det tidsrum.

Kan min leder sige nej til, at jeg kan indgå som frivillig i beredskabet?

I det omfang dit arbejde i beredskabet kan forenes med dine forpligtelser ved UCL, vil UCL støtte medarbejdere med en relevant, faglig baggrund der melder sig.

Hvis din deltagelse i beredskabet får betydning for din opgavevaretagelse ved UCL, skal du straks tage kontakt til din leder og drøfte omfanget af det frivillige arbejde. I den sammenhæng er det vigtigt at tage højde for hensynet til at kunne gennemføre undervisning af de studerende.

Der kan være hensyn til driften af uddannelsen, der gør, at din leder kan sige nej til, at du holder tjenestefri for at indgå i beredskabet eller begrænse omfanget heraf.

Har det betydning, hvis jeg har planlagt ferie og samtidig vil arbejde som frivillig?

Udgangspunktet i ferieloven er meget klart – når man holder ferie, må man ikke samtidig have andet lønnet arbejde, da det er uforeneligt med formålet med ferie. Har du hele tiden haft bibeskæftigelse, må du dog gerne holde ferie fra UCL og samtidig fortsætte din bibeskæftigelse under ferien, du må bare ikke øge omfanget af bibeskæftigelsen under ferien. Det, at melde sig til beredskabet, er en ny (bi-)beskæftigelse medmindre, der er tale om en frivillig, ulønnet indsats, som man gerne må lave i sin ferie.

Det kan være en mulighed at aftale med din leder, at ferie udskydes til afholdelse på et senere tidspunkt for, at du kan indgå fuld tid i beredskabet i stedet.

Der kan dog være hensyn til at gennemføre undervisning af de studerende og opretholde vores drift, der gør, at din leder kan sige nej til, at du flytter ferien.

Er der forskel på at indgå i beredskabet og en situation, hvor epidemiloven bliver bragt i anvendelse?

Ja, der vil være forskel. Så længe du selv vælger, om du vil stille din arbejdskraft til rådighed for beredskabet, har du og UCL indflydelse på, i hvor stort et omfang og hvor du arbejder hvornår.

Hvis epidemiloven bliver bragt i anvendelse, vil det være regeringen, der overtager ledelsesretten af UCL’s medarbejdere. UCL vil i den situation naturligvis skulle følge retningslinjerne, der vil komme fra staten, ligesom du også vil modtage instruktion ”ude fra” om forventningerne til dig.

IT-support

Der er åbent for IT-support på telefon 6318 4444 eller 4444@ucl.dk kl. 7.45–15.30. Der er akut teknisk support kl. 19.00–20.00 i hverdagene og i weekenden kl. 14.00–15.00.

Det vil være muligt i yderste nødstilfælde at få hjælp af en it-supporter på NBA og VES, efter nærmere aftale.

Du kan måske finde svar på It-problemer på UCL Guides

Campus

Alle campusser er lukket for adgang fra fredag den 13. marts kl. 12.

Eksamen

Hvis den ekstraordinære situation gør, at det ikke er muligt at afvikle eksamen som planlagt, vil UCL arbejde for at tilbyde de studerende en alternativ prøveform (fx en afløsningsopgave eller en eksamination online).

Hvis det vurderes, at det ikke er muligt at erstatte den aktuelle eksamensform, vil der i stedet blive tilrettelagt en ekstraordinær eksamen. De studerende orienteres via de enkelte uddannelser.

Se Uddannelses- og Forskningsministeriets "Spørgsmål og svar om undervisning, eksamen og praktik mm.".

Rejser

I forbindelse med den forøgede risiko ved rejser til udlandet har UCL besluttet at suspendere alle tjenesterejser til alle udenlandske destinationer.

Hvis du er hjemvendt fra rejse (privat eller arbejdsrejse) efter 2. marts fra et af Udenrigsministeriet udpeget risikoområde, så skal du blive hjemme i 14 dage og aftale arbejdsopgaver med nærmeste leder.

UCL følger Udenrigsministeriets opfordring om, at alle danskere i udlandet skal vende hjem. Vi kontakter derfor med det samme alle vores studerende i udlandet og opfordre dem til at vende hjem.

Specifikke opgaver inden for ældre- og sundhedssektoren

Ansatte, som har specifikke opgaver inden for ældre- og sundhedssektoren, er pålagt 14 dages karantæne, hvis de har opholdt sig i et af de særlige risikoområder. Det er især vigtigt for denne gruppe af ansatte, da de under ingen omstændigheder må komme på sygehuse, plejecentre m.v., hvor der er personer, som er særligt sårbare og udsatte, hvis de bliver smittet med COVID-19.

Studievejledning

Studievejledningen træffes, selvom UCL er lukket ned de næste 14 dage på grund af corona-virus.

De kan kontaktes på e-mail eller telefonisk.

Straks-vejledningen er ikke åben i denne periode.

https://www.ucl.dk/for-studerende/studievejledningen

SPS-vejledning

SPS-vejledningen træffes fortsat, selvom UCL er lukket fysisk ned på grund af coronavirus.
 
De kan kontaktes på e-mail eller telefonisk.
 
https://www.ucl.dk/for-studerende/sps-vejledningen